À PROPOS DU CLIENT
L’Université de Waterloo est une université canadienne de premier plan qui compte environ 46 000 étudiants par an et qui est la première au Canada pour l’apprentissage par l’expérience et les relations entre employeurs et étudiants. En tant qu’école de renommée internationale avec un réseau mondial de plus de 220 000 anciens élèves dans 151 pays, l’UW dispose d’un grand département pour les activités internationales, et est responsable de tout ce qui concerne les délégations, les accords avec d’autres universités et institutions ainsi que la sécurité des voyages pour tous les voyages autorisés des étudiants, des membres du corps enseignant et du personnel.
DÉFI ET POINTS DOULOUREUX DE L'ENTREPRISE
Être responsable des étudiants et du personnel internationaux signifie comprendre et assurer le suivi de nombreuses tâches internationales opportunes, telles que :
DÉLÉGATIONS
- Planification et organisation des délégations entrantes, ce qui est extrêmement difficile à maintenir en raison du chevauchement des délégations et des tâches hautement manuelles.
- Recevoir une délégation nécessite un processus d'approbations et des activités opérationnelles telles que la réservation de chambres, l'hébergement, la restauration, qui étaient toutes effectuées sur papier.
- Le suivi des visites des délégations et le processus de don étaient mal suivis et manuels.
- Calculer les coûts et le retour sur investissement des visites de délégations et consolider les données sur les institutions visitées et leur fréquence.
ACCORDS
- La mise en place ou la gestion d'un accord est longue et nécessite la contribution de plusieurs départements.
- Le traitement des nouveaux accords et la gestion des renouvellements se faisaient manuellement (sur papier/excel) et sans aucun processus pour les renouvellements d'accords.
- Pas de consolidation et de rapport des accords.
SÉCURITÉ EN VOYAGE
- Les plans de voyage doivent être gérés et suivis par l'équipe chargée de la sécurité des voyages et sont très complexes (itinéraire, codes IATA, évaluation et approbation des risques, fournisseur tiers de suivi des voyages, notifications d'arrivée, alertes de voyage, etc.)
- Enregistrer et suivre les voyageurs dans le système de formation en ligne de l'UW (LEARN) pour observer l'achèvement des cours liés aux voyages.
SOLUTIONS
- Mise en œuvre de la CRM avec des espaces de travail dédiés à la délégation, à l'accord et à la sécurité des déplacements.
- Automatisation de processus complexes et longs pour éviter les saisies manuelles.
- Intégration avec LMS pour suivre l'achèvement du cours de voyage avec réengagement automatique si un étudiant voyage à nouveau.
- Rappels automatiques aux étudiants pour les tâches liées au voyage.
- Alertes automatisées à l'équipe UW en cas de violation potentielle de la politique de voyage.
- Chargement entièrement automatisé des partenaires de suivi des voyages de tiers pour les voyages individuels et collectifs, sans intervention humaine.
- Codes de destination stockés dans le CRM à partager lors de l'envoi de l'itinéraire.
- Automatisation du processus de gestion des nouveaux voyages en assignant des tâches aux propriétaires et aux équipes, en alignant les équipes internes et en limitant les silos.
- L'espace de travail des délégations contient une section permettant de réserver et de gérer les réservations pour tous les services.
- Outil de gestion de l'inventaire des cadeaux, qui se déprécie automatiquement lorsque les cadeaux sont attribués et peut être géré de manière contrôlée et documentée, en assurant le suivi des coûts des cadeaux et des réservations d'hospitalité.
- Processus commercial automatisé pour les accords et les demandes de partenariat, y compris les renouvellements automatiques et les notifications de renouvellement en attente.
- Consolidation automatisée des accords dans le cadre des contrats-cadres.
CONCLUSION
Grâce à ce projet, l’Université de Waterloo a pu atteindre un niveau d’automatisation très avancé. Ils ont ainsi optimisé le temps de leur équipe interne et limité les erreurs manuelles potentielles, qui se sont avérées coûteuses en argent et en temps. Ils sont maintenant en mesure de surveiller automatiquement des centaines de profils de voyageurs pour s’assurer qu’ils ont effectué toutes les étapes de conformité. Ils disposent désormais d’une base de données centralisée offrant une vue complète des informations et des tâches relatives aux voyages, afin d’aligner et de gérer le parcours de l’université, du pré-voyage au post-voyage.